Même les professionnels les plus expérimentés peuvent être confrontés à des surprises de dernière minute. Qu'il s'agisse de l'absence d'un fournisseur ou d'un problème technique, les changements imprévus peuvent perturber le déroulement d'un événement. La bonne nouvelle ? La plupart de ces problèmes peuvent être évités ou minimisés grâce à une préparation adéquate et à tout un ensemble de mesures de soutien.
Voici cinq des problèmes les plus courants qui surviennent à la dernière minute lors d’un événement et comment les gérer avant qu’ils ne deviennent un problème majeur.
1. Annulations ou retards des fournisseurs
Le défi : un fournisseur clé annule ou arrive en retard.
Comment l’éviter :
- Travaillez avec une liste de fournisseurs fiables, sélectionnés pour leur ponctualité et leur professionnalisme. Pour vous faciliter la tâche, nous avons déjà créé une liste de fournisseurs fiables qui pourront vous aider à répondre à vos besoins le jour de l’événement : https://rogers-centre.ca/fr/a-propos-de-nous/nos-partenaires
- Prévoyez des fournisseurs de secours ou des plans de contingence (par exemple, un deuxième fournisseur audiovisuel disponible sur appel).
- Confirmez la logistique et les heures d’arrivée bien à l’avance et organisez des réunions d’information avant l’événement afin de combler les lacunes éventuelles.
2. Difficultés techniques
Le défi : les microphones coupent, les écrans ne se connectent pas ou les diffusions en direct sont saccadées, sous les yeux de votre public.
Comment l’éviter :
- Réservez les services de notre partenaire audiovisuel de confiance Encore, effectuez des vérifications techniques approfondies et des répétitions avant l’événement.
- Utilisez du matériel de haute qualité et assurez-vous qu’une assistance technique est disponible sur place pendant toute la durée de l’événement.
- Prévoyez du matériel de secours (microphones, ordinateurs portables, projecteurs, etc.) sur place afin d’éviter toute attente pour le remplacement.
3. Annulations de conférenciers ou de présentateurs
Le défi : un conférencier prévu se désiste à la dernière minute pour cause de maladie, de retard dans son voyage ou d’urgence.
Comment l’éviter :
- Maintenez un programme flexible qui permet des changements d’horaire avec un minimum de perturbations.
- Demandez à votre fournisseur audiovisuel de se tenir prêt à connecter les intervenants par liaison vidéo afin qu’ils puissent faire leur présentation virtuellement si nécessaire.
- Assurez-vous que la signalisation, les horaires et les besoins audiovisuels peuvent être rapidement mis à jour sur place.
4. Changements imprévus dans le nombre de participants
Le défi : une augmentation ou une baisse soudaine de la fréquentation, qui a un impact sur la restauration, les places assises et la circulation.
Comment l’éviter :
- Choisissez un lieu offrant des aménagements flexibles et des configurations de salles modulables, comme le Centre Rogers d’Ottawa.
- Assurez-vous de coordonner vos efforts avec des traiteurs capables d’ajuster les quantités à court terme.
- Prévoyez des sièges supplémentaires, des stations d’inscription ou des espaces de détente en cas d’augmentation du nombre de participants.
5. Absence du personnel ou des bénévoles
Le défi : des rôles clés tels que ceux des hôtes d’accueil, des placeurs ou du personnel chargé des inscriptions font défaut, ce qui est source de confusion.
Comment l’éviter :
- Prévoyez de la marge dans votre plan de dotation en personnel, avec une liste de personnel de réserve ou polyvalent.
- Assurez-vous que les protocoles de communication sont clairs et désignez des personnes responsables pour chaque zone de l’événement.
- Faites appel à du personnel expérimenté dans la gestion des sites ou des opérations, capable d’intervenir en cas de besoin.
Le point de vue du terrain
Ajeenamol Alias, du Rogers Centre Ottawa, a partagé son expérience concernant les changements de dernière minute et les mesures qu’elle prend pour les atténuer :
« Avec l’augmentation des refus de visas et le changement de politique étrangère, nous avons constaté une baisse soudaine de la fréquentation de nombreux événements. Mais en redessinant rapidement le plan d’étage, en avançant la scène et en utilisant des rideaux élégants fournis par notre fournisseur interne, Encore, nous avons pu réduire la taille de la salle et créer une séparation claire entre la salle plénière et la salle à manger. Le résultat était harmonieux et soigné. Les invités n’ont rien remarqué. »
Le mot de la fin
Conclusion Même si les changements de dernière minute sont parfois inévitables, ils ne doivent pas nécessairement compromettre votre événement. Grâce à une planification minutieuse, une organisation flexible et des partenaires fiables, même les imprévus peuvent être transformés en opportunités créatives.
C’est votre capacité d’adaptation et votre organisation minutieuse qui feront toute la différence. Les meilleurs événements ne sont pas toujours ceux qui se déroulent parfaitement comme prévu, mais ceux où la flexibilité permet de transformer les défis en expériences harmonieuses.
